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Reati tributari: il ruolo dell'Organismo di vigilanza

Riporto qui di seguito un estratto dall'e-book "Modello 231/01 e nuovi reati tributari - Compliance, mappatura dei rischi, check list di controllo" (Wolters Kluver, aprile 2020), M. Arena - A. Campanini, sul ruolo dell'OdV nella prevenzione dei reati tributari.

"Una notazione preliminare: per tutto quanto esposto in tema di reati tributari, appare utile inserire una specifica competenza professionale fiscale/contabile all’interno di un OdV collegiale, anche per interloquire con cognizione di causa con le funzioni e gli organi/consulenti che intervengono nelle attività legate agli adempimenti tributari.
E’ altrettanto chiaro che tale osservazione potrebbe valere per ogni ambito particolarmente specialistico che “rifluisca” nel d.lg. 231: si pensi alla normativa a tutela della salute e sicurezza dei lavoratori, a quella ambientale o in tema di antiriciclaggio.
Ciò posto, l’OdV deve essere – more solito - il destinatario di un continuo (selezionato e non ridondante) flusso di informazioni da parte delle funzioni e direzioni aziendali.
In questo modo esso potrà valutare se il sistema di controllo – nelle sue varie articolazioni – funziona correttamente ovvero se abbisogna di miglioramenti ovvero, ancora, se è necessario o opportuno effettuare approfondimenti di propria iniziativa.
Il Modello, di regola, stabilisce la cornice generale dei flussi e il contenuto indefettibile degli stessi; tuttavia la dettagliata regolamentazione potrà essere opportunamente sancita in distinto documento (“Flussi informativi verso l’OdV”) condiviso con – e quindi reso vincolante per – le diverse funzioni e direzioni aziendali.
Soluzione alternativa è quella di specificare i flussi informativi nell’ambito delle procedure interne sulle attività sensibili o strumentali.
La prevenzione dei reati tributari richiede una proficua collaborazione informativa con il Tax manager (ove esistente), con il Responsabile Amministrazione e Finanza, con il Collegio Sindacale e con la Società di revisione.
Di solito il Modello prevede che l’OdV concordi periodici flussi informativi con il Collegio Sindacale e la Società di revisione al fine di effettuare una vigilanza efficace sul rispetto della normativa applicabile e sulla effettiva attuazione del Modello specie con riguardo alla prevenzione dei reati societari e di quelli di riciclaggio (o più "settoriali": market abuse).
In ogni caso, secondo la best practice, è opportuno che il Modello preveda che tali organi di controllo si riuniscano almeno una volta l’anno - prima della seduta del Consiglio di Amministrazione per l’approvazione del progetto di bilancio - per lo scambio di ogni informazione ritenuta utile e rilevante ai fini dell’attuazione del Modello e del sistema di controllo interno della società.
Ai fini che interessano in questa sede si possono aggiungere le seguenti previsioni ulteriormente cautelative:
- nelle riunioni tra gli organi di controllo deve essere sempre posto all’ordine del giorno il tema “gestione del rischio tributario” per l’esame dei controlli effettuati da ciascuno e delle eventuali novità normative, giurisprudenziali ed organizzative/gestionali;
- alle riunioni dovrebbe partecipare anche la Funzione fiscale o il fiscalista esterno;
- l’attenzione su taluni documenti “esterni” deve essere rinnovata: in particolare, i verbali di accertamento e contestazione fino ad oggi esaminati dall’OdV per altri fini (trattandosi di occasioni di contatto con pubblici funzionari con conseguente rischio teorico di corruzione), dovranno essere valutati in relazione al contenuto loro proprio in maniera approfondita;
- l’OdV dovrà valutare – unitamente alle altre funzioni/organi aziendali competenti – eventuali azioni correttive del sistema di controllo del rischio fiscale alla luce del contenuto di verbali di contestazione;
- all’OdV andranno segnalate le modalità di adempimento fiscale conseguenti a vicende modificative che interessano l’ente;
- all’OdV andranno comunicate le interlocuzioni con l’Amministrazione Finanziaria (interpelli ecc.);
- all’OdV andrà consegnata la documentazione rilevante in tema di transfer pricing;
- l’OdV dovrà essere tenuto informato sulla gestione di eventuali regimi fiscali di favore
E’, infine, opportuno estendere contrattualmente (e nell’apposita regolamentazione) la possibilità di segnalazione di reati o violazioni del Modello (c.d. whistleblowing) al consulente fiscale di cui eventualmente si avvalga la società."

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